一般而言，開航前7天必須安排訂艙，對(duì)于有提前接受委托的企業(yè)，應(yīng)爭(zhēng)取第一批訂艙，旺季時(shí)根據(jù)市場(chǎng)情況適當(dāng)提前；一般要求在預(yù)定開航日5個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙；業(yè)務(wù)托運(yùn)時(shí)間限制在期限內(nèi)，一般需在接單日內(nèi)完成訂艙，最晚一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。
1.新的委托(訂艙操作員)
國際空運(yùn)貨代訂艙操作員必須在操作系統(tǒng)中及時(shí)建立業(yè)務(wù)編號(hào)。創(chuàng)建新的業(yè)。檔案，輸入與業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)。所輸入的商業(yè)數(shù)據(jù)包括但不限于此：商業(yè)每一項(xiàng)屬性。發(fā)收信息。服務(wù)要求。提單要求。船名航次(如有可能)開航日期。啟運(yùn)港。中轉(zhuǎn)港目的港。箱箱數(shù)量。貨名和數(shù)量，以及代理(如需)等。
2.預(yù)定程序(訂艙操作員)
國際空運(yùn)貨代訂艙操作員必須在操作系統(tǒng)中及時(shí)建立業(yè)務(wù)編號(hào)。創(chuàng)建新的業(yè)務(wù)檔案，輸入與業(yè)務(wù)相關(guān)。數(shù)據(jù)。所輸入的商業(yè)數(shù)據(jù)包括但不限于此：商業(yè)每一項(xiàng)屬性。發(fā)收信息。服務(wù)要求。提單要求.船名航次(如有可能)開航日期.啟運(yùn)港.中轉(zhuǎn)港目的港.箱箱數(shù)量.貨名和數(shù)量，以及代理(。需)等。
3.艙位通知(預(yù)訂操作員)
國際空運(yùn)貨物代訂艙流程包括以下環(huán)節(jié)：寄送訂艙單。訂艙號(hào)或提貨號(hào)確認(rèn).預(yù)配和報(bào)關(guān)單發(fā)送確認(rèn).中轉(zhuǎn)港代碼的確認(rèn)和車站收據(jù)的制作等等，沒有完成的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都。為訂艙未完成。訂艙結(jié)束后，應(yīng)將配艙資料及時(shí)輸入到作業(yè)系統(tǒng)，輸入時(shí)應(yīng)確保準(zhǔn)確，特別注意下列資料：船公司名稱.訂艙號(hào)或海單號(hào).船名航次.開船日期.箱箱數(shù)量及運(yùn)費(fèi)/運(yùn)輸條款等內(nèi)容的核對(duì)。